La digitalización de las empresas es un tema cada día más actual. Se habla de la 4ª Revolución Industrial, transformación digital, Internet de las cosas (IoT), oficinas sin papeles, etc. Sin embargo a la hora de llevarlo a la práctica en las empresas de alquiler de maquinaria, muchos profesionales aun no tienen claro lo qué se puede esperar de este tema, ni los beneficios, ni la urgencia a la hora de acometer las adaptaciones necesarias. Este articulo pretende arrojar luz sobre el tema y ayudar a tomar las mejores decisiones.

¿Es realmente urgente digitalizar mi empresa? ¿Qué pasa si espero un poco? ¿En qué me beneficia? ¿En qué consiste realmente la digitalización de una empresa de alquiler de maquinaria?

¿Qué es realmente la digitalización de una empresa?

La digitalización es la consecuencia de la 4ª Revolución Industrial o también llamada Industria 4.0 Para entenderlo mejor, es importante saber en qué han consistido las tres revoluciones anteriores y así poder visualizar la realidad que se nos viene encima. La primera marcó el paso de producción manual a la producción mecanizada y se desarrolló entre 1760 y 1830. La segunda llegó alrededor de 1850 con el uso de la electricidad y permitió la fabricación en masa. La tercera se ha desarrollado a partir de la mitad del siglo XX con la llegada de la electrónica y las telecomunicaciones.

La 4ª Revolución se hará realidad en la tercera década del siglo XXI. (2020-2029). Es decir, ya ha empezado.

La cuarta revolución acaba de llegar y trae consigo la tendencia a la automatización total de los negocios. Las claves para su desarrollo son el IoT (Internet de las cosas), almacenamiento de grandes cantidades de datos en la nube, oficinas sin papeles, el uso de algoritmos para procesarlos (inteligencia artificial), la interconexión masiva de sistemas y dispositivos y un fluido intercambio de información con los clientes y proveedores. Estos sistemas combinan la maquinaria física con procesos digitales y son capaces de interactuar entre ellos y con los humanos. Están capacitados para tomar decisiones descentralizadas. De este modo se consigue un negocio “inteligente”. El objetivo final es crear una red que pueda controlarse a si misma a lo largo de toda la cadena de valor de la empresa. En una palabra, en muy pocos años, todo lo que pueda hacer una máquina, “lo hará una máquina”. Desaparecerán labores rutinarias, pesadas y repetitivas. En las empresas digitalizadas, los seres humanos harán exclusivamente aquellas cosas que no puedan hacer las máquinas. Sin duda es una buena noticia. Los humanos haremos cosas de humanos.

En muy poco tiempo, lo que pueda hacer una máquina, lo hará una máquina

Surge una pregunta. ¿A qué ritmo se está digitalizando la industria y los negocios? La respuesta es que la velocidad es vertiginosa y esto nos obliga a todos a tomar uno de los dos caminos posibles, o digitalizamos nuestra empresa o nos quedamos atrás en esta revolución. El resultado será la pérdida de competitividad y como consecuencia quedar fuera del mercado. Utilizando el símil de otras revoluciones pasadas, la decisión de no digitalizar nuestra empresa es lo mismo que utilizar máquinas de vapor por no querer adaptarnos a la llegada de la electricidad. Para darnos una idea de la velocidad con la que está llegando esta 4ª Revolución, decir que la primera vez que alguien se ha referido a ella ha sido el Gobierno alemán en 2013. Las previsiones para los 15 años venideros estiman que se invertirán en el mundo 14,2 billones de dólares en la adaptación. El pleno desarrollo de esta revolución está previsto para la tercera década del siglo XXI, o sea, ya ha empezado. En 10 años o te has digitalizado o tendrás serios problemas.

¿Cómo afecta todo esto a las empresas de alquiler de maquinaria?

Las empresas de alquiler como los demás sectores, tendrán que adaptarse deprisa. Pero bajando al terreno del día a día, ¿Por dónde empezamos? ¿Qué partes de la empresa se pueden digitalizar? ¿Quién nos puede ayudar a recorrer el camino? Es evidente que las empresas tienen un largo recorrido para digitalizar sus negocios. Queda claro que es imprescindible conectar entre si todas las partes de la empresa propia (empleados, maquinaria, vehículos, ERP) como de los agentes que interactúan con nuestra empresa (clientes, proveedores, Administración Pública,..) Por lo tanto, la digitalización implica múltiples actuaciones.

¿Por dónde empezamos?

Si ya has decidido que vas a acometer este gran paso, debes saber lo siguiente. En las empresas hay dos tipos de activos. Activos humanos y activos materiales (máquinas, vehículos, repuestos, etc). Además en la empresa hay que interactuar con los clientes, proveedores y la Administración Pública. En una empresa debidamente digitalizada, la mayoría de las interrelaciones entre todas las partes de la empresa y de las que no lo forman, estarán automatizadas. Vamos a analizar algunas de ellas para resaltar los puntos que, sin ninguna duda, deberán digitalizarse en las empresas de alquiler para su modernización y adaptación.

El primer paso en la digitalización de tu empresa es poner en marcha un ERP de código abierto

Resulta evidente que el corazón de la digitalización es el ERP de la empresa. A la hora de escogerlo, es de vital importancia un sistema abierto que permita la conexión sencilla de los sistemas que irán apareciendo en la empresa. MUY IMPORTANTE. Si actualmente usas un programa de facturación que funciona de modo aislado del resto de la empresa, ha llegado el momento del relevo. El ERP debe ser el corazón digital de tu empresa. Empieza por aquí. Recuerda un ERP con código abierto que te permitirá ir interconectando las distintas partes de tu empresa hasta completar la digitalización. Hay muy buenos ERP en el mercado. Solo por citar algunos, está PROLOGIC, NAVISION, AHORA, GESDIMAN, KARVE,.. Una vez que se ha dado el primer paso, vamos a ir avanzando en la dirección apropiada y lógica en la digitalización de tu empresa de alquiler. Por supuesto cada empresa es única y esto puede no ser válido para todas. RECUERDA. En esta década, o te digitalizas o mueres.

Conexión con los activos materiales de la empresa. (máquinas y vehículos).

Este apartado se está desarrollando en la actualidad con mucha fuerza y la previsión es la conexión de TODAS las máquinas con el ERP. Todo esto se consigue con el IoT (Internet de las cosas). Según las estimaciones más actuales, en 2019 había en el mundo 9.100 millones de dispositivos conectados mediante IoT. La progresión es tan rápida que las gráficas de conexión dan vértigo. La conclusión inmediata es que todas tus máquinas (al menos las de cierta entidad) deben disponer de una conexión IoT directamente conectada a tu ERP. La información básica que debe proporcionar dicho dispositivo es:

  • Ubicación (coordenadas GPS)
  • Itinerarios de la máquina ( Velocidad, paradas, recorridos, horas de funcionamiento, km recorridos)

Esto tiene una serie de resultados en la empresa que se pueden resumir así:

  • Se podrá facturar automáticamente los excesos de horas y los trabajos en fines de semana y festivos. Un estudio realizado en nuestra empresa muestra que solamente este concepto posibilita la facturación extra de entre 40-60 € mensuales por cada máquina conectada. Esto en términos porcentuales de beneficio supone un aumento de 8 puntos. (Por ejemplo, si tu empresa tiene un margen antes de impuestos del 15%, la conectividad de las máquinas harán incrementarse automáticamente hasta el 23%). ¿Quieres mejorar tus beneficios? Debes conectar todas tus máquinas mediante un dispositivo IoT. En nuestra empresa, tenemos amplísima experiencia en esto y te podemos brindar nuestra ayuda.
  • Saber exactamente lo que hace cada una de tus máquinas, posibilita hacer una gestión perfecta de los mantenimientos. La mayoría de los mantenimientos de las máquinas se hacen con estimaciones. Esto es más necesario cuando hay alquileres de larga duración. La alternativa es llamar periódicamente al cliente y preguntarle las horas que funcionamiento de la máquina. Esta gestión es tremendamente ineficaz, consume mucho tiempo, dinero y recursos de la empresa. El camino es que el propio sistema avise de la necesidad del mantenimiento y automáticamente genere la orden de trabajo a la persona que corresponda y añada está labor en su agenda de trabajo. La NOVEDAD es que las máquinas empezarán a organizar las agendas de los empleados.

Colocar un dispositivo IoT en las máquinas incrementará el beneficio en 8 puntos

En CENTINELA tenemos amplísima experiencia para ayudarte en esta parte de la digitalización. Hemos conectado miles de máquinas y estamos integrados con la mayoría de los ERP que hay en la actualidad. Estaremos encantados de acompañarte en este proceso. ¡NOS ENCANTA NUESTRO TRABAJO!

Conexión con los activos humanos. (administrativos, comerciales, mecánicos, transportistas, gerencia)

En una empresa se genera un elevadísimo flujo de comunicaciones entre las diferentes partes de la empresa. Órdenes de entrega y recogida, comunicación de averías, albaranes, facturas, compra de repuestos, presupuestos, gestión de mantenimientos, facturas. Todo esto genera una burocracia interna que consume tiempo, recursos, personal y eleva la posibilidad de cometer errores. Es sin ninguna duda una parte de la empresa que pide una digitalización o modernización. El objetivo es una oficina sin papeles en los que las personas que forman parte de la empresa, los clientes, proveedores y el ERP puedan compartir información de manera fluida y natural. Un ejemplo de lo que se puede conseguir ayudará a entender mejor todo esto:

• El transportista tendrá organizada en su agenda virtual (en su móvil) las entregas que debe realizar. En la entrega, el albarán será electrónico y la aplicación que tiene instalada en su móvil le dirige directamente al lugar de entrega. Estará disponible la persona de contacto, etc. Por su parte el cliente sabe en todo momento dónde está su máquina y la hora exacta a la que la recibirá. Esto ahorra llamadas, nervios y en definitiva mejora la experiencia del cliente y el trabajo se hace de un modo más racional. En cuanto el cliente firma la entrega, el sistema lo procesa automáticamente a efectos de facturación y envía al correo de la administración del cliente el albarán de entrega. Inmediatamente después, desde su aplicación de móvil, podrá iniciar su siguiente trabajo que se detallará perfectamente y de modo automático.

• Otro ejemplo. ¿Cómo cambiará la digitalización de la empresa el trabajo de los mecánicos? Sin duda de un modo muy significativo. Resulta evidente que no todos los trabajos tienen la misma urgencia. No es lo mismo una máquina que se ha estropeado en una obra, que un mantenimiento preventivo, que una reparación que se debe hacer en el taller. Cuando un cliente desde la obra (utilizando la APP de nuestra empresa o telefónicamente) nos informa de que hay una avería, el algoritmo analiza la prioridad de las tareas de los mecánicos, el tiempo o distancia de los desplazamientos y reorganiza las tareas del mecánico asignado e inmediatamente avisa al cliente de que un mecánico llegará para arreglar la máquina indicando hora exacta de llegada. El mecánico recibe la nueva orden de trabajo conociendo la ubicación, tipo de avería, persona de contacto y el camino más rápido para llegar al lugar. ¿Te suena demasiado genial? Pues esto es lo que consigue la digitalización en tu empresa.

• Con respecto a la parte administrativa de las empresas, en la empresas NO digitalizadas, se generan cantidades ingentes de papel. Esto implica un esfuerzo enorme de procesamiento y existe una posibilidad muy real de errores humanos, pérdidas de documentos, etc. El objetivo es una oficina sin papeles en la que el ERP y todos los sistemas integrados en él, hagan la mayoría de los trabajos administrativos. Albaranes electrónicos, facturación automática, gestión de fichaje de los empleados automatizado y gestión y cobro automatizado de los trabajos fuera de jornada o en fines de semana o festivos. • La ingente cantidad de información generada por nuestra empresa digitalizada puede ser de gran ayuda para la Gerencia de la empresa. Puede saber qué máquinas están infrautilizadas, qué máquinas debe comprar para satisfacer las necesidades de sus clientes, optimizar los recursos humanos y materiales, anticiparse a la llegada de los ciclos económicos y tomar decisiones estratégicas, etc. Sin duda los datos de las empresas son de enorme valor si se procesan adecuadamente. Sin duda hay más aspectos que pueden ayudar a tu empresa e irán surgiendo continuamente herramientas y conceptos que llevarán a la vanguardia a tu empresa.

Conexión con los clientes

La digitalización puede ayudar muchísimo a mejorar la experiencia del usuario final. El factor que más ayuda a fidelizar a los clientes no es el precio, sino la experiencia en los alquileres anteriores. Si la atención al cliente no es rápida, si las averías no se resuelven con diligencia, si las entregas no se informan adecuadamente y en general si no se atienden a las necesidades de los clientes, se irán a la competencia aunque seamos más baratos. Por otro lado, es muy importante que estés muy cerca del cliente y esto lo puedes conseguir de un modo on line. ¿estás atendiendo a tus clientes 24 horas 7 días a la semana? La buena noticia es que se puede hacer.

¿Quieres prestar un servicio “premium” a tus clientes? Pues la digitalización será un poderoso aliado.

En CENTINELA, estamos trabajando en un sistema que dote a las empresas de una APP personalizada para cada empresa para que pueda interactuar en cualquier momento, hora y circunstancia. El cliente podrá hacer pedidos, reservar máquinas, confirmar que tienes disponible una determinada máquina, hacer una devolución, comunicar incidencias, averías, pinchazos con un solo clic. El cliente sabe que tu empresa siempre está ahí para atender sus necesidades aun cuando tú estás descansando. Si quieres proporcionar un servicio “premium” en tu empresa, la digitalización será un poderoso aliado.

Conexión con los proveedores

Todos los empresarios saben lo importante que es tener buenas relaciones con los proveedores. El éxito de tu empresa está fuertemente ligado a la calidad de tus proveedores. Sin ninguna duda, una comunicación fluida mejora esta relación. Si no planificamos bien, los proveedores no podrán atender todas nuestras “urgencias”. No es bueno vivir en un estado permanente de urgencia. Si hay una buena planificación, empezará a desaparecer de nuestra vida la frase “esto lo necesito para ayer”. Un sistema digitalizado puede hacer estas previsiones y comunicar automáticamente las diversas necesidades a nuestros proveedores y así todos trabajaremos de un modo más racional. Tu ERP te puede ayudar a eso.

Conexión con las Administraciones Públicas

La relación entre tu empresa y las diferentes Administraciones Públicas también se beneficia de la digitalización. La Administración ha hecho un gran esfuerzo en esta dirección y sin duda es beneficioso para ambas partes. Las nuevas normas que irán surgiendo deberán ir incorporándose a este proceso. Una de las últimas exigencias ha sido el tema del control de los horarios. Esto supone más gestión administrativa que debe integrarse y digitalizarse. Está habiendo inspecciones y no se considera válido los sistemas manuscritos y hay que prestar mucha atención a los trabajadores que no desarrollan las actividades en las instalaciones. (Comerciales, conductores, mecánicos, etc).

Conclusión

Como resumen de este artículo se pueden resumir las ideas más importantes en lo siguiente:

• La digitalización o 4ª Revolución Industrial ha llegado con una fuerza y velocidad imparable. RECUERDA que esta década es la de la digitalización. ¡EMPIEZA YA!

• DIGITALIZACIÓN O MUERTE. Es importante que lo entiendas así. Tal vez parezca demasiado brusco, pero la realidad siempre lo es.

• La digitalización aumenta tus beneficios, mejora la productividad de toda la empresa eliminando trabajos que puede hacer una máquina. Tal vez la frase más importante es que si un trabajo lo puede hacer una máquina, que lo haga una máquina.

• La digitalización te ayudará a fidelizar a tus clientes. En lugar de ver como un problema, debes verlo como una gran oportunidad de mejorar tu empresa. Esperamos haberte ayudado a entender esta nueva realidad empresarial que nos está tocando vivir a todos. NO TE OLVIDES que en CENTINELA somos expertos en este tema y hemos acompañado a muchas empresas a hacer este camino. Nos encanta nuestro trabajo y queremos ayudarte a mejorar y digitalizar tu empresa.